Prima di introdurre i nuovi report di stampa nel dettaglio, ne approfittiamo per comunicarvi un’altra utile novità: con la nuova versione su tutte le nuove stampe saranno visibili, nell’area in alto a sinistra, tutti i filtri applicati prima di andare in stampa (ad esempio un limite di data o un cliente in particolare), evitando ambiguità.

Sono state aggiunte le seguenti stampe personalizzate:

3.1) Vendite:

4) Stampa multipla documenti

Vi illustriamo ora la stampa multipla documento. Come potete vedere dall’immagine soprastante sono disponibili diverse modalità inerenti la stampa multipla: “Stampa documenti selezionati” oppure “Da – A”. Con la prima tipologia, indicata dal punto 1, dovremo selezionare utilizzando la barra spaziatrice i documenti che intendiamo stampare, e successivamente spuntare la relativa opzione marcata col punto 1 nello screenshot. Se invece volessimo stampare un gruppo di documenti contigui inseriamo il valore di partenza e quello di destinazione nelle caselle indicate al punto 2 dell’immagine. E’ possibile indicare altre opzioni aggiuntive tipo “non stampare documenti già stampati” o “stampa fronte-retro”.

il riquadro azzurrino a destra permette di scegliere con quale tipologia di stampa procedere, se con quella integrata di Planet, o con le nuove stampe personalizzate.

5) Accesso immediato alle stampe personalizzabili

Sono finalmente disponibili le stampe personalizzate avviabili con un singolo tasto (F11).

Questa importante novità introduce la possibilità di scegliere, nei documenti, quale stampa eseguire di default tramite i tasti F11. Con le versioni precedenti di Planet era possibile avviare solamente la stampa integrata, con la versione 4.2 invece sarà possibile scegliere se continuare ad usare la vecchia stampa integrata, o impostare come predefinite le nuove e migliori stampe personalizzate.

Questa nuova funzionalità è accessibile dal menu “Stampa” -> “Stampe personalizzate” -> “Configura stampa predefinita”.

La schermata di selezione della stampa predefinita che apparirà è la seguente:

Questa soluzione è fortemente consigliata visti gli innumerevoli benefici di utilizzare i nuovi report. E’ possibile indicare stampe diverse per documenti diversi.

7) Fasi lavorative sulle righe delle offerte

Un’altra importante novità riguarda la gestione delle offerte. Con la nuova versione è possibile associare anche ad ogni riga dell’offerta una fase lavorativa, cosa che prima non era possibile fare. Si ricorda che in Planet 4.0 si poteva assegnare una sola fase lavorativa alla intera sezione.

La nuova gestione delle fasi lavorative è accessibile tramite questo bottone, situato nella schermata di modifica di una singola sezione dell’offerta:

Premendo il bottone “Fasi Lavorative” si aprirà la nuova finestra di gestione delle fasi, che è la seguente:

La schermata è suddivisa in 2 sezioni: a sinistra troviamo un pannello che ci permette di selezionare cosa vogliamo vedere e cosa no; è possibile selezionare più tipologie differenti di righe, per vedere più informazioni, oppure sceglierne una soltanto. Normalmente i figli dei macroarticoli non vengono mostrati, ma è possibile visualizzarli facendo click sul rispettivo bottone “Figli macroarticoli”. Gli ultimi 2 pulsanti sono utili per trovare le fasi lavorative non assegnate, o fare una sostituzione multipla di più fasi contemporaneamente. Ad esempio: “Assegna la fase X a tutti gli articoli associati alla fase Y”.

In basso a sinistra troviamo un grafico a torta che consente immediatamente a colpo d’occhio di vedere se ci sono fasi lavorative non assegnate o errate, e quante sono in proporzione.

Nel pannello a destra troviamo l’elenco di tutte le righe della sezione, tramite il quale è possibile associare le fasi lavorative alle righe, premendo il bottone con i 3 puntini o utilizzando i bottoni in alto, esattamente come avviene per assegnare le fasi lavorative in commessa.

8 ) Gestione automatica budget / preventivato nelle offerte

Contestualmente con la gestione delle fasi lavorative sulle righe delle offerte, è stata aggiunta anche una nuova gestione automatica del budget e del preventivato. La nuova gestione si attiva sempre dalla schermata vista nel punto precedente, tramite il bottone “Attiva Budget Automatico”:

Infatti, man mano che associamo le varie fasi lavorative all’offerta, Planet calcolerà in automatico i costi (budget) di materiale, manodopera e costi non fatturabili, e i ricavi (preventivato) di materiale e manodopera.

Attivando dunque la nuova funzione è possibile eseguire un ricalcolo automatico solo del budget, oppure di budget e preventivato, tramite il bottone “Ricalcolo budget”. Il ricalcolo può essere effettuato anche in più occasioni, ad esempio in seguito a modifiche apportate all’offerta o variazioni degli importi. Una volta eseguito il ricalcolo ci troveremo davanti ad una schermata di questo tipo:

Come potete notare sono stati valorizzati i rispettivi campi budget e preventivato, che prima erano a zero. Inoltre è apparso un pannello informativo giallo in basso, contenente un riepilogo dei totali riguardanti le righe con fasi lavorative non assegnate. Ovviamente il pannello apparirà solo ed esclusivamente nel caso in cui siano presenti righe con fasi lavorative non assegnate.

Un ulteriore segnale visivo nel caso ci fossero delle sezioni dell’offerta non compatibili con la gestione automatica del budget è presente nella videata principale dell’offerta visuale, come in questo caso:

Il simbolo di attenzione presente sulla sezione “QUATTRO” segnala che in quella sezione è presente qualche riga non di ultimo livello, non compatibile col budget automatico, e dovrà essere corretta.

9) Nuova gestione saldo

Il saldo è stato rinnovato graficamente per renderlo più comprensibile e di facile interpretazione. Come potete vedere nell’immagine soprastante la nuova veste grafica lo rende più moderno ed ordinato. Le varie voci ed opzioni sono state suddivise in precise categorie e sezioni in modo da permettervi di individuare più facilmente le informazioni desiderate. Questa nuova struttura del saldo indirizza l’utente durante la generazione dei documenti, consentendogli di scegliere se mantenerli legati alle rispettive commesse, se slegarli completamente, o se forzare un nuovo legame ad una commessa scelta.

Aggiungiamo inoltre che la nuova gestione del saldo eredita le fasi lavorative dove possibile, garantendo così la massima completezza di informazioni possibile.

10) Contabilità commessa

Anche le commesse, e in particolare la maschera “Contabilità Commessa”, sono state oggetto di importanti e radicali modifiche e ottimizzazioni.

Per prima cosa è importante segnalare come una commessa generata da un’offerta adesso venga classificata come “a preventivo”, e riporti automaticamente in testata gli importi (sia budget che preventivati) e le ore previste.

Anche l’interfaccia della Contabilità Commessa si arricchisce di nuove interessanti informazioni e utilità:

È stata ottimizzata l’analisi delle commesse a preventivo e in economia, e di conseguenza il calcolo degli utili.

Sono state aggiunte maggiori informazioni sulle righe (articoli, manodopera, ecc.) tra le quali segnaliamo la gestione delle voci extra preventivo, il riferimento ai rapportini giornalieri di commessa, il riferimento all’eventuale documento di vendita (fattura o ordine cliente). Tutte queste informazioni risultano comodamente filtrabili e ordinabili e, in particolare l’extra preventivo, viene calcolato nel riassuntivo globale posto a fondo pagina.

La rinnovata Contabilità Commessa consente di visualizzare, in aggiunta ai costi e ai ricavi complessivi, gli acconti percepiti (fatture di acconto al netto delle note di accredito).

Segnaliamo infine che è stata ampliata la pagina “analisi budget”.

11) Quantità fatturata / da fatturare

Sempre restando nell’ambito della contabilità commessa, un’importante e molto utile novità è la gestione delle quantità fatturate e da fatturare.

Questa nuova funzionalità sarà disponibile solo nelle commesse generate con la nuova versione del programma ed è raggiungibile tramite la “Contabilità Commessa”. Sono state aggiunte 2 nuove colonne: “Qtà fatturata” e “Qtà da fatturare”.

Come potete vedere nell’immagine soprastante, grazie a questa nuova funzione potrete sempre tenere sotto controllo la fatturazione delle singole righe, avendo entrambe le informazioni vicine in un’unica schermata.

Come impostazione predefinita verrà proposta la quantità massima da fatturare, però sarà possibile diminuire o aumentare la quantità a proprio piacimento. Non è possibile indicare direttamente la quantità da fatturare, ma si devono utilizzare i tasti “+” o “-”.

Altri tasti rapidi per modificare le quantità sono:

12) Analisi multi commessa

La funzione Analisi Multi Commessa si rinnova completamente, sia a livello estetico che a livello di contenuti.

Per ciascuna commessa selezionata si ottengono importanti informazioni, relative ai costi sostenuti, ai ricavi e agli utili, suddivisi a loro volta tra commesse in economia e commesse a preventivo.

Viene inoltre evidenziato il totale degli acconti già percepiti per ciascuna commessa.

È stata ottimizzata l’analisi delle commesse a preventivo e in economia, e di conseguenza il calcolo degli utili (tramite il tasto destro è possibile accedere ai vari totali dettagliati).

Sono state aggiunte maggiori informazioni sulle righe (articoli, manodopera, ecc.) tra le quali segnaliamo la gestione delle voci extra preventivo, che risultano comodamente filtrabili e ordinabili e vengono riportate nel riassuntivo globale posto a fondo pagina.

Altre importanti novità sono state introdotte in fase di creazione documento dall’interno dell’analisi multi commessa

È possibile, infine, riportare direttamente in fattura gli importi di fornitura come da preventivo ed eventuali importi extra preventivo.

13) Aggiunti costi personalizzati nella gestione risorse

Un’altra novità molto importante della versione 4.2 è la possibilità di assegnare ad una singola risorsa (operaio o collaboratore) uno o più costi differenti. Come potete notare nell’immagine soprastante, è stato aggiunto un grid all’interno del quale inserire le differenti tariffe associate alla risorsa (operaio) in questione, e specificare per ogni singola tariffa il costo ordinario, straordinario, e di viaggio.

Nel caso l’elenco delle varie tariffe fosse vuoto, verrà preso il valore contenuto nei soliti 3 campi in alto, come gestito in precedenza anche dalla vecchia versione.

14) Aggiunte note di accredito in commessa

Con la nuova versione anche le note di accredito possono venire legate alle commesse. Questo ha portato ad una serie di conseguenti modifiche ad ogni funzione e ad ogni stampa collegata alle commesse. Ogni strumento interno o esterno alla commessa è ora compatibile con l’aggiunta delle note d’accredito in commessa.

Prendiamo ad esempio la stampa “Situazione Commessa”:

Oppure la nuova stampa personalizzata:

Come potete notare, sono state integrate le note d’accredito in entrambe le stampe, e questo è solo un piccolo esempio dell’enorme lavoro di integrazione che è stato applicato ad ogni singolo aspetto del programma.

L’integrazione delle note di accredito in commessa ha comportato anche un accurato lavoro di analisi ed aggiornamento delle funzioni che si occupavano di gestire la valorizzazione economica della commessa, perché le modifiche apportate da questa novità si ripercuotono anche sui calcoli dei parziali e dei totali della commessa.

15) Ottimizzazione esportazioni/importazioni Excel

Col nuovo aggiornamento sono state aggiornate ed ottimizzate anche le funzioni di esportazione ed importazione Excel. Da ora in poi i file importati o generati da Planet saranno compatibili con OpenOffice, per fornire maggiore flessibilità e libertà di scelta a chi utilizza il nostro software. L’aggiornamento del nostro codice e del motore di esportazione Excel consente ora di esportare i file nel nuovo formato “.xlsx”, ciò significa che chi utilizza una versione di Office dal 2007 in poi non riscontrerà alcun genere di problema ed avrà il massimo delle prestazioni, mentre chi utilizza una versione più vecchia del 2007 (ad esempio Office 2003), dovrà utilizzare uno specifico plugin ufficiale di Microsoft che troverete al seguente link:

http://www.microsoft.com/it-it/download/details.aspx?id=3

16) Importa costi da richiesta offerta fornitore nelle offerte

Passiamo ora a presentarvi un’ulteriore nuova funzione presente in Planet 4.2. Questa funzione, accessibile dall’interno di un’offerta, consente di importare i prezzi d’acquisto degli articoli presenti nell’offerta da una o più richieste offerte fornitore.

Dopo aver selezionato le richieste offerte fornitore dalle quali estrapolare i prezzi d’acquisto da importare, ci troveremo davanti ad una schermata contenente l’elenco univoco degli articoli presenti nell’offerta. Ogni modifica apportata ad uno degli articoli presenti nella lista verrà modificata in tutti i relativi articoli dell’offerta, quindi è necessario prestare attenzione prima di confermare ogni modifica.

Come potete notare nell’immagine soprastante sono presenti 3 differenti colori. Le righe blu sono quelle senza particolari anomalie, le righe in grigio identificano gli articoli con prezzo d’acquisto a zero. In questo caso le righe non sono selezionabili, perché forzare un prezzo d’acquisto a zero sarebbe troppo rischioso e potrebbe essere fonte di incongruenze o problemi futuri. Le righe in rosso invece evidenziano gli articoli che hanno la media dei prezzi d’acquisto presenti nelle richieste offerte selezionate superiore al prezzo d’acquisto presente nell’offerta originaria.

L’unica colonna modificabile è quella in fondo a destra, ovvero quella che contiene il prezzo d’acquisto finale che si andrà ad aggiornare negli articoli dell’offerta.

Ricordiamo nuovamente che le modifiche apportate da questa funzione non sono reversibili, occorre quindi molta attenzione quando si procede all’utilizzo.

17) Importazione automatica anagrafiche

Quella che vedete poco sopra è la nuova funzione di importazione automatica delle anagrafiche (clienti/fornitori). Con questo nuovo strumento è ora possibile anche per i nuovi clienti importare le anagrafiche da un qualunque file di Excel, oppure per chi è già cliente aggiungere dei nuovi elementi senza anagrafarli manualmente uno ad uno.

La funzione di importazione anagrafiche è molto simile a quella dei Listini Open, ma in versione più semplificata. Per l’utente basta semplicemente selezionare il file di Excel di origine, dopodiché associare tramite il click destro del mouse ogni colonna al campo desiderato ed infine premere sul pulsante “Genera”.

E’ presente anche una funzione di autoriconoscimento campi che aiuta l’utente nell’associazione campo-colonna, ovviamente questo è un utile strumento che facilita l’utilizzo all’utente ma che deve essere controllato prima di confermare l’importazione, onde evitare di importare informazioni errate negli archivi di Planet.

Attenzione:
un avviso aggiuntivo per tutti i nostri clienti, questa funzione se usata in modo scorretto può generare diverse problematiche operative. Si consiglia di eseguire un salvataggio del programma prima di procedere con l’importazione.

18) Nuovi tracciati EDI disponibili

Con la nuova versione di Planet sono stati aggiunti nuovi tracciati EDI per l’importazione dei DDT. E’ ora possibile importare anche i DDT dei seguenti fornitori:

19) Livello qualitativo nelle anagrafiche

E’ stata aggiunta in tutte le anagrafiche la possibilità di assegnare un livello qualitativo (numerico, da 1 a 5) per classificare con un valore numerico diversi clienti e/o fornitori. Il livello in questione è visibile sia dall’interno della scheda anagrafica che dall’elenco. Oltre al valore numerico sono presenti anche delle comode immagini che aiutano ad identificare visivamente i diversi livelli di classificazione.

Legenda:

Il livello qualitativo è azzerabile tramite il menù a tendina che appare selezionando col tasto destro del mouse nell’area indicata poco sopra.

20) Funzioni obsolete rimosse

A) Stampa etichette obsoleta dal magazzino

Proseguendo nell’opera di riorganizzazione ed aggiornamento del programma, abbiamo rimosso la vecchia gestione della stampa etichette presente in Anagrafica Magazzino. Già da tempo la suddetta stampa era marcata come OBSOLETA, in quanto è da tempo presente la nuova gestione delle etichette, con il vantaggio di essere più performante e totalmente personalizzabile.

Nel documento Carico di Magazzino sono state lasciate disponibili alcune funzioni operanti ancora con la vecchia gestione etichette.

B) Funzione “variazione ricarichi” dalle offerte

E’ stata rimossa dalla gestione offerte la funzione obsoleta “variazione ricarichi” ed è stata sostituita col nuovo e più performante Valorizzatore singola (o più) sezione.

C) Stampe varianti documenti

Sono state rimosse le stampe “varianti” nei documenti. Vista la grande mole di stampe personalizzate già messe a disposizione di default, più la possibilità di personalizzarle ulteriormente ha reso inutile la presenza di queste stampe ormai diventate obsolete.

21) Velocizzato caricamento e visualizzazione macro-articoli

In Planet 4.0 era abilitata automaticamente la Vista avanzata per l’elenco dei macro-articoli, questo consentiva di avere subito a disposizione ordinamenti e filtri personalizzati, ma causava un’eccessiva lentezza di caricamento e visualizzazione anche a chi non interessavano queste funzionalità aggiuntive.

Con Planet 4.2 questa visualizzazione è disabilitata di default, in questo modo se si desidera visualizzare solamente l’elenco o consultare rapidamente qualche informazione è possibile farlo istantaneamente. Chi desiderasse invece utilizzare le funzionalità di ordinamento, raggruppamento, ed i vari filtri, potrà tranquillamente abilitarli premendo il tasto “Vista Avanzata”.

22) E-commerce: lingue aggiuntive

Abbiamo aumentato il numero massimo di lingue aggiuntive supportate per l’e-commerce. Prima erano supportate solamente 2 lingue, ora sono supportate 4 lingue (personalizzabili) compreso l’italiano.

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Altre novità:

- Stampe personalizzate documenti: Velocizzate del 50%
- Stampe personalizzate: Possibilità di inviare in assistenza una vostra stampa personalizzata per email
- Stampa personalizzata offerta: gestisce i costi aggiuntivi. Aggiornata anche stampa integrata Planet
- Stampe: Menù vendite, elenco documenti, è possibile filtrare tra DDT e DDT di reso
- Configurazione: velocizzato caricamento pagina “Vendite al banco”
- Offerta: Aggiunto MOL nella schermata mostra totali
- Valorizzatore: aggiunte opzioni per non aggiornare macro-articoli
- Macro-articoli: corretta duplicazione, non duplicava unità di misura
- Contabilità commessa: aggiunti campi riferimento ordini fornitori per materiale consegna diretta
- Documenti: Rivisto e migliorato sistema di blocco dei documenti, se si tenta di accedere ad un documento già in uso ora viene indicato anche chi occupa il documento
- Fattura Acquisto: legame carico propone gli ultimi 2 mesi. Sono stati aggiunti anche i filtri rapidi
- Clienti: Aggiunta funzione “Copia IBAN negli appunti”
- Idrolistini Web: Corretta creazione articolo
- Analisi contabile: aggiunte due colonne relative a IVA non completamente detraibile
- Analisi avanzata documenti: è possibile filtrare il materiale preassegnato
- Inserimento manodopera: gestita opzione “extra preventivo”
- Saldo documenti: possibilità di marcare come evase le righe volutamente non saldate tramite il tasto destro del mouse
- Documenti fiscali: L’azzeramento nella gestione pagamenti ora richiede doppia conferma
- Esportazione clienti: aggiornata VCARD Office 2010

Le caratteristiche sopra menzionate fanno riferimento ad una licenza Planet standard. Impresa o versioni inferiori potrebbero non avere tutte le caratterstiche indicate precedentemente.

Vi abbiamo fatto attendere alcuni mesi in più, ma siamo sicuri che ne sia valsa la pena. Planet 4.2 non è un normale aggiornamento, ma un rinnovamento strutturale che stavamo gestendo da molto tempo ed è finalmente arrivato a conclusione. Negli ultimi mesi abbiamo iniziato alcuni importanti e rivoluzionari progetti che vedranno la luce nei prossimi mesi.

Come sempre in caso di dubbi o approfondimenti aspetto le vostre domande.

Mauro Botta
Amministratore e Capo sviluppo Tecnos